Нужно ли свидетельство о рождении ребёнка при устройстве на работу
Свидетельство о рождении ребёнка не входит в перечень документов, которые обязательно предъявлять при приёме на работу. Этот перечень установлен статьёй 65 Трудового кодекса РФ, и работодатель не вправе требовать другие документы, кроме предусмотренных законом. Однако сотруднику самому выгодно передать копию свидетельства в бухгалтерию: она нужна для стандартного налогового вычета на детей, который с 2025 года составляет 1400 рублей на первого ребёнка, 2800 рублей на второго и 6000 рублей на третьего и каждого следующего. Также документ понадобится, чтобы воспользоваться гарантиями для работников с детьми.
Содержание
Какие документы обязательны при приёме на работу
Статья 65 Трудового кодекса перечисляет документы, которые предъявляет человек при заключении трудового договора. Это паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального учёта, документы воинского учёта для военнообязанных и документ об образовании, если работа требует специальных знаний. Для отдельных видов работ закон добавляет справки, например о наличии или отсутствии судимости. Что значит оформление по всем правилам, рассказывает статья что означает официальное трудоустройство.
Может ли работодатель требовать свидетельство
Та же статья 65 запрещает требовать от поступающего на работу документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Свидетельства о рождении детей в этом перечне нет, поэтому отказать в приёме из-за того, что вы его не принесли, нельзя. Вопрос о детях на собеседовании тоже не должен влиять на решение о приёме: отказ по причинам, связанным с наличием детей, относится к дискриминации. При этом работодатель может попросить документ, если вы сами заявили о праве на вычет или льготу, — тогда он нужен как подтверждение.
Стандартный налоговый вычет на детей
Главная причина отдать копию свидетельства в бухгалтерию — стандартный налоговый вычет по статье 218 Налогового кодекса. Он уменьшает доход, с которого удерживается НДФЛ. С 1 января 2025 года вычет составляет 1400 рублей в месяц на первого ребёнка, 2800 рублей на второго и 6000 рублей на третьего и каждого последующего. На ребёнка-инвалида родителю дополнительно положено 12 000 рублей. Вычет предоставляется, пока доход сотрудника с начала года не превысит 450 000 рублей. Подробнее о его сути — в материале что такое налоговый вычет на ребёнка.
Как оформить вычет у работодателя
Чтобы получать вычет, напишите заявление на имя работодателя и приложите копию свидетельства о рождении ребёнка. Если ребёнок — студент очной формы старше 18 лет, понадобится ещё справка из учебного заведения, а для вычета на ребёнка-инвалида — справка об инвалидности. Если вы растите ребёнка одна или один, могут потребоваться дополнительные документы, подтверждающие право на удвоенный вычет. Заявление подают один раз, но при смене работы его пишут заново на новом месте. Если вычет не предоставили вовремя, его можно получить через налоговую по итогам года.
Гарантии для работников с детьми
Наличие детей даёт работнику дополнительные права. Например, по статье 70 Трудового кодекса испытательный срок не устанавливается для женщин с детьми в возрасте до полутора лет. Работников с детьми до трёх лет можно направлять в командировки, привлекать к сверхурочной работе и работе в ночное время только с их письменного согласия, если это не запрещено им по состоянию здоровья. Есть и другие гарантии для родителей детей-инвалидов и многодетных семей. Чтобы ими воспользоваться, работодатель должен знать о ребёнке, поэтому копию свидетельства обычно прикладывают к соответствующему заявлению.
Пособия и отпуска по уходу
Свидетельство о рождении понадобится и при оформлении отпуска по уходу за ребёнком. С 2021 года пособия по уходу за ребёнком выплачивает напрямую Социальный фонд России, но заявление на отпуск сотрудник подаёт работодателю, а тот передаёт сведения в фонд. Для многих выплат данные о рождении ребёнка сейчас поступают в фонд автоматически из реестра записей актов гражданского состояния, однако работодатель всё равно может попросить документ для оформления отпуска. Если свидетельство потерялось, восстановить его поможет статья где можно получить свидетельство о рождении.
Сведения о детях в кадровых документах
В личной карточке работника есть раздел о составе семьи. Заполнять его на основании свидетельств о рождении закон не обязывает, сведения о детях сотрудник сообщает добровольно. Тем не менее они бывают полезны: например, при предоставлении дополнительных дней отдыха, распределении очерёдности отпусков или организации корпоративных подарков детям. Помните, что сведения о детях — персональные данные, и работодатель обязан обрабатывать их с вашего согласия и хранить с соблюдением требований закона о персональных данных.
Что принести и когда
Если вы планируете получать вычет или пользоваться гарантиями для родителей, удобнее сразу при трудоустройстве принести копию свидетельства о рождении каждого ребёнка вместе с заявлением на вычет. Оригинал покажите для сверки, но не оставляйте у работодателя: он должен храниться у вас. Если право на вычет появилось позже, например после рождения ребёнка, подайте заявление и копию свидетельства тогда. Бухгалтерия начнёт предоставлять вычет с месяца рождения, а за прошедшие месяцы года сделает перерасчёт.