Что входит в понятие командировочные расходы
По статье 168 Трудового кодекса к командировочным расходам относятся расходы на проезд, наём жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя. Помимо возмещения расходов, за командированным сохраняется средний заработок за все дни командировки, включая дни в пути.
Содержание
Четыре группы расходов
| Группа | Что входит | Чем подтверждается |
|---|---|---|
| Проезд | билеты на поезд, самолёт, автобус туда и обратно, сборы за бронирование, багаж, проезд до вокзала и аэропорта, если он не городской общественный транспорт | билеты, посадочные талоны, кассовые чеки |
| Наём жилья | гостиница, апартаменты, съёмная квартира | счёт гостиницы и кассовый чек, договор аренды |
| Суточные | компенсация дополнительных расходов: питание, связь, городской транспорт | не требуют подтверждения, платятся за каждый день |
| Иные расходы | визы, медстраховка, консульские сборы, связь по работе, такси, если разрешено, обмен валюты, аренда переговорной | документы о расходах и разрешение работодателя |
Размеры и порядок возмещения работодатель устанавливает в коллективном договоре или локальном акте — например, положении о командировках. Для государственных служащих нормы утверждает правительство.
Суточные и налоги
Размер суточных компания определяет сама, но от НДФЛ и страховых взносов освобождена только часть:
- до 700 рублей в день — при командировках по России;
- до 2 500 рублей в день — при заграничных командировках.
Сверх этих сумм суточные облагаются НДФЛ и взносами. При однодневной командировке суточные по закону не платятся, но работодатель может возместить фактические расходы. Подробности расчёта — в статьях сколько командировочные в сутки и как правильно рассчитать командировочные.
Без документов, подтверждающих расходы на жильё, работодатель всё равно обязан их возместить в пределах, установленных локальным актом. Без налогообложения в таком случае можно выплатить до 700 рублей в сутки в России и до 2 500 рублей за границей.
Что не относится к командировочным расходам
- питание в гостинице, если оно отдельно указано в счёте, — оно уже покрывается суточными (кроме случаев, когда возмещение предусмотрено локальным актом);
- развлечения, экскурсии, мини-бар;
- штрафы, полученные работником в поездке;
- личные покупки и сопровождение членов семьи.
Пример расчёта
Менеджера отправили из Москвы в Казань на четыре дня. В положении о командировках компании суточные — 1 000 рублей в день, жильё возмещается по фактическим расходам.
- Билеты на поезд туда и обратно — 7 800 рублей.
- Гостиница за три ночи — 12 600 рублей.
- Суточные за четыре дня, включая дни отъезда и приезда, — 4 000 рублей.
- Такси от вокзала до гостиницы с разрешения руководителя — 650 рублей.
Итого к возмещению — 25 050 рублей. Из суточных необлагаемая часть — 2 800 рублей (по 700 рублей за день), а с превышения в 1 200 рублей бухгалтерия удержит НДФЛ и начислит взносы. Если работник получил аванс 20 000 рублей, после отчёта ему доплатят 5 050 рублей за вычетом налога.
Порядок оформления
- Руководитель издаёт приказ о направлении в командировку с указанием места, срока и цели.
- Работнику выдают аванс на расходы — наличными или на карту.
- В поездке работник собирает все подтверждающие документы.
- В течение трёх рабочих дней после возвращения он сдаёт авансовый отчёт с документами.
- Бухгалтерия возмещает перерасход или удерживает неизрасходованный остаток аванса.
Сколько дней командировки считать и как учитывать выходные, разобрано в статье как считать дни командировок, а в каких случаях вообще положены командировочные — в материале когда положены командировочные. В Казахстане действуют свои правила, о них — в статье что входит в суточные в РК.
Вопросы и ответы
- Входит ли зарплата в командировочные расходы?
- Нет. За дни командировки работнику сохраняется средний заработок, но это не командировочные расходы, а гарантия по статье 167 Трудового кодекса.
- Оплачивают ли такси в командировке?
- Только если это предусмотрено локальным актом или согласовано с руководителем. Такси до аэропорта или вокзала обычно возмещается как часть расходов на проезд.
- Нужно ли командировочное удостоверение?
- С 2015 года оно не обязательно. Срок пребывания подтверждается билетами, а если их нет — документами о проживании или служебной запиской.