Как правильно оформить инвентаризацию

Раздел: Оформление · Обновлено: 06.10.2026

Инвентаризацию оформляют в четыре этапа: руководитель издаёт приказ о проведении инвентаризации и составе комиссии, материально ответственное лицо даёт расписку о сдаче всех приходно-расходных документов, комиссия пересчитывает имущество и заносит фактические остатки в инвентаризационные описи, а расхождения с учётом фиксирует в сличительной ведомости. Результаты утверждает руководитель, и они отражаются в бухгалтерском учёте того периода, на дату которого проведена проверка. С 1 апреля 2025 года коммерческие организации обязаны применять федеральный стандарт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утверждённый приказом Минфина России от 13.01.2023 № 4н.

Когда инвентаризация обязательна

Статья 11 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» требует проводить инвентаризацию активов и обязательств. ФСБУ 28/2023 и закон называют случаи, когда она обязательна:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
• при смене материально ответственного лица — на день приёма-передачи дел;
• при выявлении хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• после пожара, аварии, стихийного бедствия и других чрезвычайных ситуаций;
• при реорганизации и ликвидации организации;
• в других случаях, установленных законодательством.

В остальных ситуациях сроки, периодичность и перечень проверяемого имущества организация определяет сама и закрепляет в учётной политике или в отдельном положении об инвентаризации.

Шаг 1. Приказ и инвентаризационная комиссия

Руководитель издаёт приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации. В нём указывают:

• основание и цель — годовая, плановая, при смене материально ответственного лица;
• объекты — товары, материалы, основные средства, денежные средства, расчёты;
• место проведения и дату, по состоянию на которую проводится проверка;
• сроки начала и окончания работы;
• состав комиссии — председателя и членов.

Унифицированная форма приказа ИНВ-22 необязательна: организация может утвердить свою форму. В комиссию включают сотрудников, которые не являются материально ответственными за проверяемые ценности: бухгалтеров, руководителей подразделений, специалистов, знающих имущество. Материально ответственные лица присутствуют при пересчёте, но не входят в комиссию как её члены, проверяющие сами себя.

Шаг 2. Подготовка и расписка материально ответственного лица

До начала пересчёта комиссия получает последние на дату инвентаризации приходные и расходные документы и отчёты о движении ценностей. Материально ответственное лицо даёт расписку о том, что все документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, а все поступившие ценности оприходованы, выбывшие — списаны. Обычно расписку оформляют в начале описи. Председатель визирует документы с отметкой «до инвентаризации на (дата)» — это защищает от последующего «дописывания» операций.

Шаг 3. Пересчёт и заполнение описей

Фактическое наличие определяют пересчётом, взвешиванием, обмером. В описях указывают наименования, номенклатурные номера, единицы измерения и фактическое количество. Чаще всего используют формы:

Типовые формы не обязательны, но собственная форма должна содержать обязательные реквизиты первичного документа по статье 9 закона № 402-ФЗ. Правила заполнения: незаполненные строки прочёркивают, исправления заверяют подписями всех членов комиссии и материально ответственного лица, каждую страницу нумеруют. Опись подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица, которые подтверждают, что проверка прошла в их присутствии и претензий у них нет.

Шаг 4. Сличительная ведомость и решение по расхождениям

Бухгалтерия сопоставляет фактические данные с учётными и в сличительной ведомости (например, ИНВ-19 для ТМЦ, ИНВ-18 для основных средств) отражает только позиции с расхождениями. У материально ответственного лица запрашивают письменные объяснения. Затем комиссия готовит предложения, а руководитель утверждает итоги приказом.

Как отразить результаты в учёте

• Излишки приходуют по справедливой стоимости и включают в прочие доходы.
• Недостача в пределах норм естественной убыли списывается на расходы.
• Недостача сверх норм взыскивается с виновного лица, если вина установлена, а если виновные не найдены или суд отказал во взыскании — относится на прочие расходы.
• Пересортица может быть зачтена, если она возникла в одном периоде, у одного материально ответственного лица и в отношении товаров одного наименования и количества.

Результаты отражают в учёте и отчётности того периода, на дату которого проведена инвентаризация. О вариантах итогов подробнее — в статье какие бывают результаты инвентаризации.

Особенности по ФСБУ 28/2023

Стандарт сделал правила гибче: организация сама выбирает способы проверки, формы документов и может проводить инвентаризацию с использованием фото- и видеофиксации, сканеров штрихкодов, RFID-меток, если это прописано во внутренних документах. Документы инвентаризации можно вести в электронном виде с электронными подписями. Порядок проведения, сроки и ответственных лиц закрепляют в учётной политике — проверяющие (аудиторы и налоговые инспекторы) смотрят именно на соответствие этим внутренним правилам.

Хранение документов и типичные ошибки

Документы инвентаризации относятся к первичным учётным документам и хранятся не менее пяти лет после отчётного года. Частые ошибки: в комиссии один человек, материально ответственное лицо подписывает опись как член комиссии, нет расписки, пустые строки не прочёркнуты, итоги не утверждены руководителем, недостача списана без объяснительной. Подобные нарушения позволяют работнику оспорить взыскание недостачи в суде. Какие ещё первичные документы ведёт бухгалтерия, описано в статье какие документы есть в бухгалтерии, а как итоги инвентаризации влияют на отчётность — в материале что входит в бухгалтерский баланс.