Что входит в обработку первичной документации
Обработка первичной документации — это последовательность действий бухгалтера от получения документа до его передачи в архив: приём и регистрация, проверка по форме, по существу и арифметическая, группировка, таксировка, контировка, отражение в учётных регистрах, погашение и хранение. Цель — убедиться, что документ достоверен, правильно оформлен и отражает реальную хозяйственную операцию, и только после этого включить его в бухгалтерский учёт.
Содержание
Что такое первичный документ
Первичный учётный документ фиксирует факт хозяйственной жизни: поступление товара, выдачу денег, оказание услуги. По закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» каждый такой факт должен быть оформлен документом, составленным при совершении операции или сразу после её окончания. Подробнее о понятии — в статье что значит первичная документация.
Этапы обработки
| Этап | Что делают |
|---|---|
| 1. Приём и регистрация | фиксируют поступление в журнале или системе ЭДО, проверяют комплектность |
| 2. Проверка по форме | наличие обязательных реквизитов и подписей |
| 3. Проверка по существу | законность и целесообразность операции, соответствие договору |
| 4. Арифметическая проверка | правильность расчётов, итогов, ставок НДС |
| 5. Группировка | распределение по видам операций и периодам |
| 6. Таксировка | денежная оценка натуральных показателей, если её нет в документе |
| 7. Контировка | указание бухгалтерских проводок — корреспондирующих счетов |
| 8. Отражение в регистрах | запись в журналы-ордера, ведомости, учётную программу |
| 9. Погашение | отметка, исключающая повторное использование документа |
| 10. Хранение | передача в архив на установленный срок |
Проверка по форме: обязательные реквизиты
Статья 9 закона № 402-ФЗ требует, чтобы в первичном документе были:
- наименование документа;
- дата составления;
- наименование организации, составившей документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения с единицами измерения;
- должность лица, совершившего сделку или ответственного за её оформление;
- подписи этих лиц с расшифровкой.
Документ без любого из реквизитов не может служить основанием для учёта, и его возвращают контрагенту на исправление. Как правильно исправлять ошибки, рассказано в статье можно ли исправлять первичные документы.
Проверка по существу и арифметическая
На этом этапе бухгалтер сверяет документ с договором, заказом и фактическим поступлением: совпадают ли наименования, количество, цены, сроки. Проверяют полномочия подписантов и отсутствие признаков фиктивной операции. Затем пересчитывают суммы по строкам, итог и налог. Ошибка в расчёте НДС может стоить вычета, поэтому арифметику проверяют даже в документах, сформированных программой.
Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет счёт-фактуру и накладную или акт. Обрабатывается он так же, как любой первичный документ, но дополнительно проверяется по реквизитам счёта-фактуры. Какие документы он заменяет, объясняет статья какие первичные документы заменяет УПД.
Погашение и хранение
Чтобы документ нельзя было предъявить повторно, его погашают: ставят штамп «Оплачено» или «Получено» с датой, на кассовых документах — подпись кассира, в электронном документообороте — статус в системе. После отражения в учёте документы подшивают в папки по месяцам и видам операций и передают в архив. Минимальный срок хранения первичных документов — пять лет после отчётного года, а для отдельных документов налоговый и архивный законы устанавливают больший срок. Подробнее — в материале каковы правила хранения первичных документов.
Электронная первичка
Всё больше документов приходит через операторов ЭДО с квалифицированной подписью. Этапы обработки при этом сохраняются, но часть проверок — реквизитов, подписи, арифметики — выполняет программа. Бухгалтеру остаётся проверка по существу, контировка и контроль статусов документов.
Вопросы и ответы
- Кто отвечает за обработку первичных документов?
- Организацию учёта обеспечивает руководитель, а обработку выполняет бухгалтерия или аутсорсинговая компания. За оформление документа отвечают лица, которые его составили и подписали.
- Можно ли принимать к учёту копии первичных документов?
- Как правило, нет: учёт ведётся по оригиналам, бумажным или электронным. Копия допускается временно, если оригинал утерян и восстанавливается.
- Что такое таксировка простыми словами?
- Это проставление цены и суммы в документе, где указано только количество, — например, в накладной на внутреннее перемещение материалов.